Software für Bewerbungen, Stipendien und Förderprogramme

SemTiS

SemTiS steht für Semesterticket-Software und ermöglicht die Verwaltung von Anträgen auf Befreiung von bzw. Bezuschussung für Semestertickets.

Die Software unterstützt umfangreich den Workflow mit Statushistorie ab Antragseingang (Papierform) mit Antragsprüfung, Nachforderung fehlender Unterlagen, Ablehnung, Widerspruch usw. über die Bewilligung der Anträge und Prüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip bis hin zur Berechnung der Beträge und Ausstellung der entsprechenden Bescheide sowie der Erstellung der Abrechnungen für die Verkehrsbetriebe. Alle zur Abwicklung erforderlichen Dokumente (Excel, Word, PDF) und E-Mails werden direkt aus der Software heraus erzeugt und können über ein Vorlagesystem an beliebige Formularansprüche angepasst werden. SemTiS wurde für AStA der HWR Berlin entwickelt und ist derzeit am Solidar-Modell für Semestertickets orientiert. SemTiS arbeitet als Desktopanwendung für das Windows-Betriebssystem ab Windows 7 als Client gegen die lizenzfreie Version des Microsoft-SQL-Servers oder ggf. eine andere SQL-Datenbank. SemTiS ist mit einer eigenen Benutzerverwaltung ausgestattet.

AStA – Workflow Semesterticket Befreiung
SemTiS – Handout

Stipware

Stipware berechnet Stipendien für monatliche Auszahlungen im Rahmen der Begabtenförderung.

Die Berechnung der Stipendien erfolgt nach den Vorschriften des Bundesausbildungsförderungsgesetz ( BaföG ), den entsprechenden Verwaltungsvorschriften ( BaföGVwV ) und den Richtlinien des Bundesministeriums für Bildung und Forschung zur Förderung begabter Studentinnen und Studenten in ihrer jeweils gültigen Fassung.

OnBe – Onlinebewerbung

Mit OnBe werden Bewerbungen per Internet für Programme im Förderbereich gestaltet und ausgeführt.

Die Bewerbungen laufen periodisch innerhalb bestimmter Fristen und können, ausgehend von einem Muster, immer wieder aufgelegt werden.Ausgangspunkt für einen Bewerbungsablauf ist ein bestimmter Bedarf an Angaben für die Bewerbungen im Förderbereich, letztlich eine Liste von Sachverhalten in einer bestimmten Anordnung. Ein IT-Mitarbeiter kann mit Hilfe des OnBe-Admin Tools eine Musterbewerbung aus dem festgelegten Angebot entwerfen (zusammenklicken) und Online stellen.Bewerber authentifizieren sich per E-Mail und erhalten einen Schlüssel zur Bearbeitung ihrer Bewerbung bis zum Ende der Bewerbungsfrist. Dabei kann ein Bewerber im gleichen Zeitraum mehrere Bewerbungen an verschiedenen Förderprogrammen zu  laufen haben.Die Angaben zur Bewerbung können sehr umfangreich sein und durch hochgeladen PDF-Dokumente ergänzt werden.Aus allen Angaben zur Bewerbung können die Bewerber Online ein PDF generieren und herunterladen bzw. sich per E-Mail zusenden. Ergänzt wird der OnBe-Bereich durch ein Tool zur Verwaltung der eingegangenen Bewerbungen: OnBe-Mangement. Damit können die Bewerbungen in Excel-Listen übertragen werden, vom weiteren Verfahren ausgeschlossen sowie per E-Mail über die weitere Vorgehensweise nach Ablauf der Bewerbungsfrist informiert werden. Der E-Mail-Versand beruht auf E-Mail-Vorlagen, die durch die Anwender selbst zu verwaltend sind und ist teilweise statusgebunden (so dass z.B. ein ausgeschlossener Bewerber keine Zusage erhalten kann). Die technische Grundlage von OnBe ist .NET mit Visual Basic programmiert; die Datenbankgrundlage ist im Prinzip beliebig, derzeit laufen Anwendungen auf einer Oracle-Datenbank.

ASA – Onlinebewerbung

Mit ASA–Onlinebewerbung werden Bewerbungen per Internet für das ASA-Programm von ENGAGEMENT GLOBAL ausgeführt.

Die ASA-Bewerbungen finden einmal im Jahr für zwei Monate Online statt.Bewerber authentifizieren sich per E-Mail und erhalten einen Schlüssel zur Bearbeitung ihrer Bewerbung bis zum Ende der Bewerbungsfrist. Anschließend kann der Bewerber sich Online für zwei von ca. 200 Förderprogrammen entscheiden und dazu eine ausführliche Bewerbung gestaltenDie Angaben zur Bewerbung können sehr umfangreich sein und durch ausführliche Antworten zu Motivationsfragen sowie hochgeladene PDF-Dokumente ergänzt werden.Aus allen Angaben zur Bewerbung können die Bewerber Online ein PDF generieren und herunterladen bzw. sich per E-Mail zusenden.Ergänzt wird das Online-Verfahren durch ein Tool zur Verwaltung der angebotenen Programme und der eingegangenen Bewerbungen: ASA-Admin. Die Bewerbungen können in Excel-Listen übertragen werden, vom weiteren Verfahren ausgeschlossen sowie per E-Mail über die weitere Vorgehensweise nach Ablauf der Bewerbungsfrist informiert werden. Der E-Mail-Versand beruht auf E-Mail-Vorlagen, die durch die Anwender selbst zu verwaltend sind und ist teilweise statusgebunden (so dass z.B. ein ausgeschlossener Bewerber keine Zusage erhalten kann). Ergänzt wird der Bewerbungsablauf durch ein ausprogrammiertes Rating-Verfahren, durch dessen Anwendung die besten BewerberInnen für ein bestimmtes Programm ermittelt werden. Dabei werden Programme durch geeignete Kandidaten ergänzt, die bislang unterbelegt waren, indem BewerberInnen von überbelegten Programmen übernommen werden. In einem abschließenden Massenvorgang werden hunderte Bewerbungen als PDF erzeugt und zum Druck zur Verfügung gestellt. Die technische Grundlage der ASA-Onlinebewerbung ist .NET mit Visual Basic programmiert; die Datenbankgrundlage ist im Prinzip beliebig, derzeit laufen Anwendungen auf einer Oracle-Datenbank.

ASTRA – Projektverwaltung

ASTRA ist eine Software zur Verwaltung von Programmen im Förderbereich.

Solche Programme werden für einen bestimmten Teilnehmerkreis organisiert und zusammen mit anderen Organisationen durchgeführt. Die Bewerbung der Teilnehmer erfolgt Online, z.B. über OnBe – Onlinebewerbung in einem umfangreich ausgestatten WEB-Bewerbungsformular, das an unterschiedliche Bedürfnisse angepasst werden kann.ASTRA ermöglicht die Verwaltung der Förderprogramme in Beziehung zu den Teilnehmern und den partnerschaftlich an der Realisierung der Programme beteiligten Organisationen, die die Förderprogramme finanzieren, fördern und/oder realisieren.Neben den Daten der Organsationen werden die Stammdaten, Adressen und Bankverbindungen der von den Programmen geförderten Teilnehmer verwaltet und genutzt. Zur Verwaltung gehört ebenfalls die Planung und Berechnung von Stipendien und Versicherungen für die Programmteilnehmer. Diese Planungsdaten werden über eine Schnittstelle nach SAP übertragen.Mit ASTRA können Förderprogramme zusätzlich zum üblichen Bedarf ausführlich und bedarfsgerecht wörtlich beschrieben und durch Nachschlagelisten klassifiziert werden.Für alle ASTRA-Objekte  werden umfangreiche Auswertungen und Formulare wie Anträge und Briefe generiert und für die Microsoft Office Umgebung (Excel, Word) zur Verfügung gestellt. Weitere Schnittstellen zu Microsoft Office sind für den E-Mail-Versand und die programmbezogene Aufgabenverwaltung implementiert.Der Zugang zu den ASTRA-Objekten wird über eine umfangreiche Rechteverwaltung geschützt. Die technische Grundlage von ASTRA ist eine Windows-Datenbank-Anwendung mit Delphi programmiert und für eine Oracle-Datenbank optimiert.